archive-nl.com » NL » W » WORK21.NL

Total: 103

Choose link from "Titles, links and description words view":

Or switch to "Titles and links view".
  • work21 | de kracht van mensen
    om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half jaar anders te hebben gewerkt constateer ik dat het onderhouden van Het Nieuwe Werken tijd en inspanning vraagt Maar als je het goed organiseert is dat in de praktijk geen verloren tijd Ik kreeg ooit een boekje met de pakkende titel alles wat je aandacht geeft dat groeit Met daarin de filosofie wat je geeft dat krijg je terug Het boekje heb ik niet meer ben ik tijdens de verhuizing vorig jaar kwijtgeraakt Maar de pakkende titel is blijven hangen Als

    Original URL path: http://www.work21.nl/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive


  • Wat | slim en vitaal werken in de 21e eeuw
    vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag Meer Nog een weekje en dan start de nucleaire top in Den Haag Den Haag is dan echt een vesting en uitermate slecht bereikbaar Het advies van veel organisaties is dan ook om deze dagen elders te werken Als je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag te gaan Hieronder een aantal praktische tips Bedenk vooraf goed wat je deze dagen wilt doen welke informatie en stukken je nodig hebt zorg dat je deze waar mogelijk digitaal hebt bewaard op een plek waar je zeker bij kunt als je elders werkt Printen kan natuurlijk ook maar is wel erg zonde van al die bomen Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en

    Original URL path: http://www.work21.nl/wat-we-doen/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Aanpak | hoe werkt work21
    wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half jaar anders te hebben gewerkt constateer ik dat het onderhouden van Het Nieuwe Werken tijd en inspanning vraagt Maar als je het goed organiseert is dat in de praktijk geen verloren tijd Ik kreeg ooit een boekje met de pakkende titel alles wat je aandacht geeft dat groeit Met daarin de filosofie wat je geeft dat krijg je terug Het boekje heb ik niet meer ben ik tijdens de verhuizing vorig jaar kwijtgeraakt Maar de pakkende titel

    Original URL path: http://www.work21.nl/aanpak/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Over | de mensen achter work21
    Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De

    Original URL path: http://www.work21.nl/over-ons/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Partners | wij geloven in samenwerking
    adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half jaar anders te hebben gewerkt constateer ik dat het onderhouden van Het Nieuwe Werken tijd en inspanning vraagt Maar als je het goed organiseert is dat in de praktijk geen verloren tijd Ik kreeg ooit een boekje met de pakkende titel alles wat je aandacht geeft dat groeit Met daarin de filosofie wat je geeft dat krijg je terug Het boekje heb ik niet meer ben ik tijdens de verhuizing vorig jaar kwijtgeraakt Maar de pakkende titel is blijven hangen Als ik die doorvertaal

    Original URL path: http://www.work21.nl/partners/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Contact | work21 houten
    contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half jaar anders te hebben gewerkt constateer ik dat het onderhouden van Het Nieuwe Werken tijd en inspanning vraagt Maar als je het goed organiseert is dat in de praktijk geen verloren tijd Ik kreeg ooit een boekje met de pakkende titel alles wat je

    Original URL path: http://www.work21.nl/contact/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • algemene voorwaarden -
    lang En dat is ook meteen het verraderlijke van de vraag Dat Even impliceert een laagdrempeligheid die er in feite niet is Dat Even zorgt er voor dat je Even die 5 minuten gaat vrijmaken Maar na het horen van het nieuws maak je er al snel 50 minuten van Heb je even voor mij Frans Bauer red is zo gezegd maar daar blijft het niet bij Het Even is vaak een understatement Maar goed aan jou de keus hè Het wordt immers aan jou gevraagd Heb je even Zo niet dan moet je het ook zeggen hoor Ik hoor het ze zeggen jij Of wat denk je van de variant Heb je Soms even Soms of nu Note het antwoord soms heb ik wel even ja wordt meestal niet gewaardeerd na zo n vraag Of wat denk je van heb je misschien even Anders Anders Als in andere opties Zijn die er Neeee die zijn er niet Je ontkomt er niet aan En het wordt ernstig Of lang En ernstig en lang Of juist kort Jaja die variant is er ook Denk maar even aan het antwoord op een inventarisatie vraag vanuit jou hoe staat het eigenlijk met project Y en Z Pfffff heb je even Daar is tie weer Dit impliceert wederom ernstigheid maar door de intonatie van deze zin weet je wel zeker dat het lang gaat duren Of juist kort Want dan wordt het afgekapt De andere heeft er zelf even geen zin in Of toch wel Tja Lastig Taal Verwarrend ook Soms dan non verbaal En dat maakt het soms wel moeilijk in een samenwerking Want soms moet je goed opletten of gevoelig zijn voor wat mensen niet zeggen maar wel bedoelen Of wat ze juist wel zeggen maar door een andere klemtoon niet bedoelen En dan heb ik het helemaal nog niet gehad over de combinatie met de eerste taal die we eigenlijk spreken de non verbale Super fascinerend dat er binnen taal zoveel variaties zijn en er onderwater nog zoveel gebeurd En hoe moeten wij elkaar dan eigenlijk begrijpen leren samenwerken of organiseren Luisteren we wel echt goed naar elkaar Zijn we nog bewust van de klemtonen de verontwaardiging in gezichten of misschien soms wel theatrale uitingen in gesprekken Bijvoorbeeld omdat iemand een bepaalde pet op heeft rol of doel heeft om te bereiken Ik hoop het wel Want soms zou dat een samenwerking een stuk makkelijker maken Als we zeggen wat we bedoelen Als we zaken concreet maken Bespreken Maar dan zonder dubbele lading Lijkt me heerlijk en ongecompliceerd Ik pleit ervoor wat jij Ps Sorry voor de lengte maar goed ik had gewaarschuwd heb je even Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 17 mrt By gonny vink in Samenwerken Praktische tips voor nucleaire top Nog een weekje en dan start de nucleaire top in Den Haag Den Haag is dan echt een vesting en uitermate slecht bereikbaar Het advies van veel organisaties is dan ook om deze dagen elders te werken Als je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag Meer Nog een weekje en dan start de nucleaire top in Den Haag Den Haag is dan echt een vesting en uitermate slecht bereikbaar Het advies van veel organisaties is dan ook om deze dagen elders te werken Als je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag te gaan Hieronder een aantal praktische tips Bedenk vooraf goed wat je deze dagen wilt doen welke informatie en stukken je nodig hebt zorg dat je deze waar mogelijk digitaal hebt bewaard op een plek waar je zeker bij kunt als je elders werkt Printen kan natuurlijk ook maar is wel erg zonde van al die bomen Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31

    Original URL path: http://www.work21.nl/algemene-voorwaarden/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • disclaimer -
    eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half

    Original URL path: http://www.work21.nl/disclaimer/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive



  •