archive-nl.com » NL » W » WORK21.NL

Total: 103

Choose link from "Titles, links and description words view":

Or switch to "Titles and links view".
  • e-book SharePoint implementatie -
    Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half jaar anders te hebben gewerkt constateer ik dat het onderhouden van Het Nieuwe Werken tijd en inspanning vraagt Maar als je het goed organiseert is dat in de praktijk geen verloren tijd Ik kreeg ooit een boekje met de pakkende titel alles wat je aandacht geeft

    Original URL path: http://www.work21.nl/e-book-sharepoint-implementatie/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive


  • de 5 zondes van je tijd (deel 2) -
    ook maar is wel erg zonde van al die bomen Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het

    Original URL path: http://www.work21.nl/5-zondes-tijd-deel-2/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • fijne feestdagen! -
    jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van Het Nieuwe Werken Maak iemand verantwoordelijk voor de toepassing van het concept en die regelt dat het management aangehaakt is en blijft Benut de sociale media van het bedrijf en publiceer met enige regelmaat informatie over de ervaringen met Het Nieuwe Werken Zo maar een paar voorbeelden die er voor zorgen dat het concept sprankelend en inspirerend blijft De organisatie van Nieuwe Werken is binnen ons bedrijf goed belegd Niet alleen prijs ik mij gelukkig dat ik de beschikking heb over een adviseur die als eigenaar optreedt en haar kennis inbrengt maar ook dat er collega s bereid waren de rol van ambassadeur te gaan vervullen Het concept is daarmee iets van ons en niet van iemand alleen Na ruim een half jaar anders te hebben gewerkt constateer ik dat het onderhouden van Het Nieuwe Werken tijd en inspanning vraagt Maar als je het goed organiseert is dat in de praktijk geen verloren tijd Ik kreeg ooit een boekje met de pakkende titel alles wat je aandacht geeft dat groeit Met daarin de filosofie wat je geeft dat krijg je terug Het boekje heb ik niet meer ben ik tijdens de verhuizing vorig jaar kwijtgeraakt Maar de pakkende titel is blijven hangen Als ik die doorvertaal naar ons concept geven wij dagelijks aandacht en krijgen we reacties van enthousiaste collega s er voor terug Zo

    Original URL path: http://www.work21.nl/fijne-feestdagen-2/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • wil jij ook een dag per week aan werktijd winnen? -
    je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag Meer Nog een weekje en dan start de nucleaire top in Den Haag Den Haag is dan echt een vesting en uitermate slecht bereikbaar Het advies van veel organisaties is dan ook om deze dagen elders te werken Als je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag te gaan Hieronder een aantal praktische tips Bedenk vooraf goed wat je deze dagen wilt doen welke informatie en stukken je nodig hebt zorg dat je deze waar mogelijk digitaal hebt bewaard op een plek waar je zeker bij kunt als je elders werkt Printen kan natuurlijk ook maar is wel erg zonde van al die bomen Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de

    Original URL path: http://www.work21.nl/vraagt-hnw-om-een-sociaal-intranet/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • jacqueline hospers, Author at
    onderschrijft Posted in Communicatie 1 November 2013 by jacqueline hospers De afgelopen weken heb ik twee situaties meegemaakt waar ik verdrietig en boos van word Twee situaties die een voorbeeld zijn van de werking van het Corporate Brain Disorder Verhaal 1 Stel Je wordt aangenomen voor een nieuwe baan Alles is in kannen en kruiken De afspraken zijn gemaakt Het contract wordt getekend Op dat moment krijg je te horen dat je functie toch een schaal lager is Je hebt geen keus en tekent Bij navraag achteraf blijkt dat iedereen die hierover advies heeft gegeven dit helemaal niet steunt Jij had gewoon in de afgesproken schaal moeten vallen Maar niet getreurd Binnenkort komt er een vacature vrij voor de senior positie en daar kun jij dan mooi op solliciteren Vol goede moed schrijf jij je brief Wat jammer dat je te horen krijgt dat jouw sollicitatie niet in behandeling genomen wordt omdat je pas net in dienst bent Jouw conclusie mijn leidinggevende heeft bewezen volledig onbetrouwbaar te zijn en je vertrouwt hem vanaf nu dan ook niet meer Al jouw werkplezier is in één klap weg Je gaat dus op zoek naar een nieuwe baan en tot die tijd zet je geen stap meer dan nodig is Verhaal 2 Stel Je hebt een leuk project onder je hoede Je vind het jammer dat niet alle afdelingen zo enthousiast zijn als jij maar je weet toch hier en daar mooie resultaten te boeken Ineens hoor je via via dat jouw project stopt Zomaar Je hoort het van iedereen jouw project gaat niet meer door we gaan het ergens anders onder brengen Jij weet echter nog van niets Officieel zou jouw opdracht eind van het jaar zijn afgelopen maar zo ver is het nog niet Er zijn nog twee maanden te gaan Jouw directe leidinggevende heeft nog helemaal niet met jou gesproken over het einde van jouw project Daar sta je dan Je voelt je volkomen alleen en door niemand gesteund Je gaat de komende tijd maar een beetje aan rommelen niemand zit immers op je te wachten Dit zijn voorbeelden uit de dagelijkse praktijk We maken allemaal fouten maar wat maakt me nou zo boos en verdrietig Dat er geen sorry is gezegd Dat er geen reparatie actie is uitgevoerd Dat er niemand is die hiervan bloost en zich schaamt Dat dus niemand hiervan leert en dat deze manier van handelen blijkbaar normaal is Als we hier de norm van maken draagt dit bij aan de versterking van het Corporate Brain Disorder Corporate Brain Disorder is een ziekte van organisaties waarbij slechts 60 van de creativiteit innovatie samenwerking en productiviteit wordt gebruikt Deze ziekte ontstaat onder andere doordat 60 70 van de medewerkers ervaart dat hun leidinggevende de grootste oorzaak is van stress op het werk De genoemde voorbeelden spreken voor zich Dr Theo Compernolle heeft een heel interessant artikel geschreven over deze ziekte in de Human Capital Review Dr Compernolle zou geen goede adviseur zijn als hij niet ook een oplossing heeft voor deze ziekte Wat mij nu zo aanspreekt aan de oplossing is dat het kinderlijk simpel is Dit is de oplossing Put your people first dramatically first Ik zou zeggen baad het niet schaden zal het zeker niet om deze oplossing collectief en in het hele universum toe te passen En dan hoef ik niet meer boos en verdrietig te zijn En met mij misschien wel vele anderen Posted in Organisatie 23 October 2013 by jacqueline hospers We zijn in een tijdperk aangeland waarin de gehele mensheid een fundamentele verandering doormaakt Een fundamentele verandering noemen we een transformatie Veranderen is iets anders beter of mooier doen dan wat je vroeger deed Transformeren is nog helemaal niet weten wat je gaat doen Veranderen is op het verleden gericht Omdat we toen iets verkeerd deden moeten we dat wat we verkeerd deden aanpakken Het heet ook wel problemen oplossen Het is interessant om in dit kader de wet van aantrekking er eens bij te pakken waar je aandacht naar uitgaat groeit Dus als je denkt aan het veranderen van iets dat verkeerd ging en dan heel hard je best doen om dat te veranderen zal het dan beter gaan Nee het gaat misschien dan juist wel meer verkeerd Of het gaat een tijdje goed en dan ontstaat er weer een nieuw probleem Veranderen is altijd ingewikkeld Probeer maar eens af te vallen of te stoppen met roken Zeer ingewikkeld Of probeer een organisatie maar eens te veranderen Daar horen plannen bij en een nul meting en een beschrijving van wat er allemaal mis is etc Transformeren is op de toekomst gericht Zonder enige last van het verleden ben je in staat iets geheel nieuws te creëren in de toekomst Transformeren is eenvoudig Je weet namelijk niet waar het heengaat Je laat dingen ontstaan in een groot veld van mogelijkheden Laat ik een voorbeeld geven om het verschil te duiden Stel je wilt een driehoek veranderen in iets anders De driehoek werkt niet meer voor jou levert allerlei problemen op en het is tijd voor vernieuwing De driehoek wordt een vierkant Totaal anders maar er blijven toch wat problemen Immers die 3 hoeken zijn er nog steeds er is er alleen een bij gekomen Maar er is nu wel meer ruimte Als het vierkant niet meer werkt na een paar jaar maak je er eens een ster van Weer een probleem opgelost Nu kunnen we weer 3 jaar verder Als je goed kijkt naar die vormen zijn ze in wezen allemaal een functie van de oorspronkelijke driehoek Dus wat is de verandering Niet zo veel In de kern is het nog steeds een driehoek maar alleen de vorm is anders Eigenlijk sta je nagenoeg stil Als we gaan naar het veld van transformatie wat wordt dan de driehoek Het antwoord is dat weten we niet Het kan alles worden Als je openstaat voor het enorme veld van potentie dan kan alles maar dan ook alles ontstaan Het is de angst die je weerhoudt om vanuit het open veld of space daarin te stappen en te ontdekken wat zich voor jou ontvouwt Verschillende wijsheid goeroes spreken over dit veld Deepak Chopra gebruikt het woord potentie Peter Senge en Joseph Jaworsky noemen het presencing of verbinden met de bron Eckhart Tolle noemt het gewoon het NU Een ding is zeker Het verleden bestaat niet en de toekomst moet nog komen Er is dus alleen maar nu In wezen kun je de toekomst dan ook alleen maar nu creëren Doordat we echter met de toekomst bezig zijn op basis van het verleden dat is veranderen herhaal je eigenlijk het verleden Zie daar de vicieuze cirkel waar mensen zich vaak in voelen vastzitten Alsof ze niet vooruitkomen terwijl ze toch zo goed hun best doen om zichzelf te veranderen Posted in Mens Post navigation Ons persoonlijk leren kennen of volgen Over ons work21 Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 BTW nr 818433905 vragen Vragen sparren of meer informatie over diensten Neem contact op met T 31 0 6 45696201 open sollicitaties Denk jij dat je ons team positief kan aanvullen Stuur dan je cv met begeleidend schrijven naar mail ons Bericht Please leave this field empty copyright work21 bv 2014 algemene voorwaarden disclaimer klachtenregeling webdesign commplot work21 diensten slim samenwerken slim communiceren slim leidinggeven slim mobiel werken slim vergaderen slim vitaal work21 bootcamp inspiratie informeel leren 70 20 10 nieuwe koers Microsoft volg work21 back to work blijf op de hoogte Toon overzicht Categorieën Select Category Communicatie 6 Kennisdelen 5 Mens 13 Organisatie 16 Samenwerken 15 Techniek 6 Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 11 Auteurs Selecteer auteur Archief Selecteer maand 26 mei By jacqueline hospers in Mens Leiding geven aan een leeg kantoor deel 3 waarom output sturen moet en hoe je dat doet Sturen op output is snel gezegd maar minder makkelijk gedaan Hoe benut je de potentie van elke medewerker ten volle Het output model van Filip Vandendriessche is sterk in zijn eenvoud en daarmee een prima handvat Ik gebruik een variant en noem dat het vaasmodel Aan de hand van dit model leg ik uit wat outputmanagement Meer Sturen op output is snel gezegd maar minder makkelijk gedaan Hoe benut je de potentie van elke medewerker ten volle Het output model van Filip Vandendriessche is sterk in zijn eenvoud en daarmee een prima handvat Ik gebruik een variant en noem dat het vaasmodel Aan de hand van dit model leg ik uit wat outputmanagement is waarom het moet en waarom het niet altijd kan Dit is het derde blog over leidinggeven aan een leeg kantoor Lees hier ook deel 1 en deel 2 Wat is outputmanagement Outputmanagement is vooral niet een stapel dossiers meegeven aan de thuiswerker en zeggen dat die eind van de week af moet zijn Het is ook niet vertellen dat het je niet uitmaakt met welke oplossing de medewerkers komt als het maar vier wielen heeft rood is en een ster heeft op de voorkant Het is zeker ook niet aan het begin van het jaar vragen aan je medewerkers wat ze allemaal van plan zijn te doen en dat dan accorderen Leidinggevenden die op deze manier sturen vinden van zichzelf dat ze resultaatgericht leiding geven Wat ik ze kom vertellen is in eerste instantie helemaal niet nieuw Totdat het gesprek begint met het uitleggen van de vaas Ik heb er een vaas van gemaakt omdat als je de vaas goed hebt ingericht er een bloem in kan bloeien En dat is wat we willen iedereen op de werkvloer komt tot wasdom Althans dat is waar ik me voor inzet met alles wat ik in me heb Het vaasmodel De probleemstelling of uitdaging het doel en de criteria zijn van de manager De oplossing onder de waterlijn is van de medewerker figuur 1 Het vaasmodel naar de managementtrechter van Vandendriessche Het probleem beschrijft de pijnpunten Er is vaak gedegen onderzoek nodig om helder te maken wat er aan de hand is Bijvoorbeeld er sterven per jaar 36 mensen tijdens de rit van plek van ongeval naar het ziekenhuis Dat is onacceptabel veel De doelstelling maakt vervolgens het probleem positief Wat we willen bereiken is dat het aantal van 36 daalt Het geeft de richting aan Dit hoeft nog helemaal niet smart te zijn Stel dat je nu iemand om een oplossing wilt vragen Dan komt het er nu op aan om duidelijke criteria op te stellen Dit is de kern van het model en tevens het lastigste Criteria kunnen in dit voorbeeld zijn de oplossing mag niet meer kosten dan de afgelopen twee jaar het voorstel moet er zodanig uitzien dat de bestuurder het kan verdedigen aan de raad Vervolgens vraagt de manager om een oplossing en gaat de medewerker aan de slag Hij komt terug met een oplossing die als de criteria helder zijn opgesteld altijd goed is Na de uitleg van het model is het tijd om vanuit de eigen praktijk aan de slag te gaan Dan gebeurt het Degenen die zich op voorhand wat terughoudend opstellen worden steeds enthousiaster We beginnen namelijk bij het probleem Stel er is een beleidsplan opgesteld met allemaal doelen erin opgenomen Nu mogen ze de vraag stellen Welk probleem lossen we hiermee op Vaak is dat niet duidelijk Als men daarachter komt ontstaat er een vuurtje Iedereen wil namelijk weten waarom iets moet Pas als we het daarover met elkaar eens zijn kunnen we verder nadenken over de doelstelling en de criteria Het voeren van dit gesprek wordt vaak gekenmerkt als Nu hebben we het over waar we het echt over moeten hebben De overeenstemming over het probleem dat opgelost moet worden is een noodzakelijke voorwaarde om verder te gaan Zodra daar discussie over is zal de oplossing nooit kunnen voldoen Het is dus heel belangrijk om hier tijd aan te besteden Dat verdient zich terug Waarom output sturen moet Als alle fasen van de vaas goed doorleefd zijn is de manager in staat deze ene zeer belangrijke zin uit te spreken Ik beloof dat ik alle oplossingen die aan mijn criteria voldoen zal accepteren Ik heb aan een aantal managers gevraagd of ze dat kunnen zeggen Soms één op één soms in een groep Dit vraagt moed en heel veel vertrouwen in zichzelf en in de medewerkers De meesten kunnen het dan ook niet zeggen Probeer het zelf maar eens Neem een willekeuring situatie voor ogen loop in gedachten dit model door en kijk eens of je kunt zeggen Ik accepteer elke oplossing die aan mijn criteria voldoet De kans is groot dat je een slag om de arm houdt Als je dat voelt opkomen ben je eigenlijk aan het manipuleren Doe je dit te vaak dan zal de medewerker zeggen Doe het dan zelf maar En dat is nou net waar je vanaf wil Doorbreek je dit niet dan blijft de cirkel bestaan en verandert er niets Het gevolg is dat jij altijd eigenaar van de oplossing bent en het dus ook zelf moet doen Als je dan iets gedaan wilt krijgen ga je op input sturen en dat motiveert niet Onder andere deze uitspraak geeft aan dat het model van Vandendriessche ook een taal model is Hij geeft suggesties voor het gebruik van taal om zo een gemeenschappelijkheid te creëren die gericht is op conflictloosheid Taal creëert de context en de context is bepalend voor wat er kan ontstaan De taal die bij dit model hoort is helder eerlijk en gebaseerd op conflictloosheid Daarom vind ik dat output sturen volgens dit model moet Het creëert de juiste context voor prestatie en bloei van alle medewerkers Kan outputmanagement altijd Het antwoord is nee Stel je hebt een probleem en je vraagt de medewerker dit probleem op te lossen Als de medewerker op dit niveau al snapt wat hij moet doen en met een prachtige oplossing komt heb je een zeer taakvolwassen medewerker bijvoorbeeld een manager die van zijn bestuur een opdracht krijgt Blijft de medewerker vragen Ja maar hoe dan dan daal je als het ware af in de vaas Als de medewerker op het niveau van de criteria nog steeds vraagt Ja maar hoe dan dan kun je niet anders dan op input sturen Je zegt dan exact wat de medewerker moet doen Je pakt deze stapel papier zet het in het systeem als je halverwege bent kom je bij mij om je werk te laten controleren Het is niet erg dat je dan op input stuurt Waar het om gaat is dat je weet wanneer je op input stuurt en wanneer op output en waarom Als je wilt leidinggeven aan een leeg kantoor omdat je tijd en plaatsonafhankelijk werkt raad ik aan om je te verdiepen in het werk van Vandendriessche Zijn gedachtegoed schept een gemeenschappelijke taal die garant staat voor presteren Als de organisatie de vaas goed inricht komen de bloemen tot bloei Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jacqueline hospers Alle posts van jacqueline hospers Volg jacqueline 6 jan By jacqueline hospers in Samenwerken email werkt niet De laatste drie weken van 2013 ben ik email loos door het leven gegaan Waarom heb ik mijzelf in dit experiment gestort De aanleiding was een krantenartikel geheten Email verlamt bedrijven Medewerkers kunnen de permanente stroom aan emails niet meer aan aldus dat artikel Stress is het gevolg Ik herken mezelf hierin omdat ik mail niet Meer De laatste drie weken van 2013 ben ik email loos door het leven gegaan Waarom heb ik mijzelf in dit experiment gestort De aanleiding was een krantenartikel geheten Email verlamt bedrijven Medewerkers kunnen de permanente stroom aan emails niet meer aan aldus dat artikel Stress is het gevolg Ik herken mezelf hierin omdat ik mail niet prettig vind Dat is meteen de volgende reden Email maakt me zenuwachtig Er kan zomaar ineens een bericht tussen zitten dat haast heeft Daarom keek ik al jaren om de haverklap op mijn telefoon Ik besloot dat dat niet de bedoeling kon zijn en wilde eens ervaren wat ik zou missen en of het anders kon Ook merk ik dat in de zakelijke context email vaak wordt gebruikt als afschuifmiddel ik heb het je gemaild Met andere woorden nu is het jouw probleem en niet meer die van mij Een voorbeeld werk jij dat voorstel even uit dan kijk ik ernaar en kom ik erop terug Welk voorstel Wat zijn de verwachtingen Weet jij wat je dan moet doen Dat afschuif gedrag stoort me maar ligt dat aan email of aan mezelf Ik ben benieuwd De laatste reden is dat we door het gemak van email lijken te vergeten wat samenwerken eigenlijk is hoe je dat doet en welke middelen je daarvoor tot je beschikking hebt 20 jaar geleden ben ik afgestudeerd op samenwerken en technologie Tijd om de draad weer eens op te pakken en een klein persoonlijk onderzoekje te doen Email lijkt heel mooi maar schept het onbedoeld niet meer afstand dan dat het verbindt Lees hieronder mijn ervaringen Iedereen reageerde positief op mijn experiment Ook klanten Zeker in mijn rol als eye opener en adviseur over slim samenwerken bij work21 snapt iedereen wel dat het beste advies nog altijd uit de praktijk komt Om mezelf te helpen heb ik het email icoontje op mijn tablet en telefoon helemaal achteraan op het laatste tabblad gezet Ook heb ik een out of office bericht gemaakt waarin ik aangeef met een experiment bezig te zijn Met mijn man heb ik privé een Evernote notitieboek aangemaakt de naam zegt het al een online hulpmiddel om notities te maken waarin wij informatie konden delen Zo kwam er een belangrijk bericht van de school van onze kinderen en hij zette dat op Evernote voor me OK dat is een beetje valsspelen

    Original URL path: http://www.work21.nl/author/jacqueline/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Leiding geven aan een leeg kantoor deel 3 - waarom output sturen moet en hoe je dat doet -
    Bijvoorbeeld omdat iemand een bepaalde pet op heeft rol of doel heeft om te bereiken Ik hoop het wel Want soms zou dat een samenwerking een stuk makkelijker maken Als we zeggen wat we bedoelen Als we zaken concreet maken Bespreken Maar dan zonder dubbele lading Lijkt me heerlijk en ongecompliceerd Ik pleit ervoor wat jij Ps Sorry voor de lengte maar goed ik had gewaarschuwd heb je even Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 17 mrt By gonny vink in Samenwerken Praktische tips voor nucleaire top Nog een weekje en dan start de nucleaire top in Den Haag Den Haag is dan echt een vesting en uitermate slecht bereikbaar Het advies van veel organisaties is dan ook om deze dagen elders te werken Als je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag Meer Nog een weekje en dan start de nucleaire top in Den Haag Den Haag is dan echt een vesting en uitermate slecht bereikbaar Het advies van veel organisaties is dan ook om deze dagen elders te werken Als je dat nog niet zo vaak doet is dat een mooie kans hier mee aan de slag te gaan Hieronder een aantal praktische tips Bedenk vooraf goed wat je deze dagen wilt doen welke informatie en stukken je nodig hebt zorg dat je deze waar mogelijk digitaal hebt bewaard op een plek waar je zeker bij kunt als je elders werkt Printen kan natuurlijk ook maar is wel erg zonde van al die bomen Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van

    Original URL path: http://www.work21.nl/leiding-geven-aan-een-leeg-kantoor-deel-3-waarom-output-sturen-moet-en-hoe-je-dat-doet/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Hoe goed zijn of waren jouw voornemens eigenlijk? -
    zorg dat je deze waar mogelijk digitaal hebt bewaard op een plek waar je zeker bij kunt als je elders werkt Printen kan natuurlijk ook maar is wel erg zonde van al die bomen Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt

    Original URL path: http://www.work21.nl/hoe-goed-zijn-waren-jouw-voornemens-eigenlijk/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive

  • Hoe om te gaan met Blue Monday?
    Veel organisaties hebben digitale omgevingen waarin je kunt samenwerken en kennis delen zeker de Rijksoverheid Wees op de hoogte van deze mogelijkheden en ga er komende week al mee aan de slag Zorg dat je agenda open staat en up to date is vul ook je locatie in zodat collega s je gemakkelijk kunnen vinden Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Lync of andere omgeving die binnen de organisatie beschikbaar is Maak als ambtenaar gebruik van een deelstoel Zeker als je dit nog nooit hebt gedaan Wist je dat er wel meer dan 1300 deelstoelen beschikbaar zijn door het hele land Kijk eens op www deelstoel nl Er zijn heel veel tools waarmee je plaatsonafhankelijk kunt vergaderen vaak ook mogelijk in jouw organisatie Kijk eens kritisch welke vergaderingen je hebt en of dat ook op een andere manier kan Wil je fysiek kunnen samenwerken Kijk dan naar bedrijven die hier ruimte voor aanbieden Deze dagen ben je van harte welkom bij ons op kantoor in Houten neem hiervoor contact op Gonny Vink Wij beschikken over goede vergader en brainstormruimte een prachtig uitzicht goeie koffie loungehoek en uiteraard wifi En mocht je hulp willen hebben bij het op afstand werken dan zijn wij in de buurt om je te adviseren of neem hiervoor contact met ons op 088 001 83 21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 13 mrt By gonny vink in Organisatie work21 als zelfsturend team Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten Meer Gisteren had ik een mooi gesprek met een klant over zelfsturing Hoe ontwikkel je een zelfsturend team De klant had gehoord over e office en was vooral benieuwd naar hoe e office en ook work21 dat doet work21 is een zelfsturend team Tenminste zo kijk ik er tegenaan We zijn een organisatie van 8 professionals die consultancy veranderopdrachten doen voor onze klanten Onze missie is dat we geloven in de kracht van mensen Dat betekent ook dat we dat niet alleen in onze projecten willen doen maar ook in onze eigen organisatie Maar hoe geef je daar nu eigenlijk vorm aan Zelf was ik alweer heel waar jaartjes geleden ook leidinggevende van een team Geen ervaring in leidinggeven en vooral ook geen kennis Gewoon gestart en ervoor gegaan Ik heb mijn lessen wel geleerd destijds En nog vind ik het best lastig Ik heb gemerkt dat ik zelf een harde werker ben als het moeilijk wordt ga ik harder werken en dat ik verwachtte ik dan ook van mijn team Van bovenaf was er druk om te presenteren targets te halen En mijn gedrag was dat ik gewoon zelf heel hard ging werken en dat ook vooral om mij heen riep Was het slim Niet echt Ben ik er wijzer van geworden Dat zeker Ik heb me in elk geval voorgenomen om nooit meer in die valkuil te stappen Nu ben ik nog steeds een harde werker maar niet meer op die manier Ik zie het als mijn taak en verantwoordelijkheid de kracht van mensen in mijn organisatie optimaal tot zijn recht te laten komen Dat betekent dat mensen veel ruimte hebben en eigen keuzes maken op basis van hun DoS Definition of Success We hebben wel een aantal basisafspraken ofwel red lines met elkaar afgesproken zo werken we samen en transparant op basis van social software We praten niet over elkaar maar met elkaar We zorgen niet alleen voor eigen business maar zorgen voor business voor elkaar We werken slim en effectief Zijn altijd op zoek naar hoe het slimmer kan niet alleen voor onszelf maar vooral voor onze klanten Natuurlijk gaat dat niet altijd allemaal over rozen maar de spirit is er en iedereen gaat er voor Zo mooi om te zien Ik word daar heel blij van en ben ontzettend trots op de mensen van work21 Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons gonny vink Alle posts van gonny vink Volg gonny 4 mrt By sanneke kats in Organisatie work21 brengt het flexwerken bij TenneT in beweging TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in bewegingElske van der Laan beleidsadviseur HR Meer TenneT brengt energie in beweging Als elektriciteitstransporteur leveren zij dagelijks nieuwe energie aan eindgebruikers in Nederland en Duitsland Eind 2013 ging TenneT Nederland zelf on the move en betrokken zij een hypermodern pand dat geheel werd ingericht volgens de werkstijlen van medewerkers work21 begeleidde het adoptieprogramma Flex Tennet TenneT in beweging Elske van der Laan beleidsadviseur HR development bij TenneT startte drie jaar geleden bij TenneT met het nieuwe werken pilot Flex TenneT je werk in beweging Onder begeleiding van Gonny Vink work21 experimenteerden vier afdelingen met het flexibel werken Elske We toetsten de veranderingen en het gedrag in de dagindelingen van medewerkers de productiviteit van een werkdag en de balans in werk en prive De verhuizing vorig jaar zette het geheel in een stroomversnelling zegt Elske Het bracht ons de mogelijkheid om het flexwerken bij TenneT te verweven met de inrichting en het gebruik van het nieuwe pand Een van de doelstellingen was om beter met elkaar te kunnen samenwerken Waar we voorheen werkten vanuit drie verschillende gebouwen in Arnhem werken nu alle medewerkers vanuit één hoofdkantoor Een andere doelstelling was efficiency in kosten In de oude situatie hadden we meer werkplekken dan medewerkers 105 nu hebben we voor elke 10 medewerkers 8 werkplekken beschikbaar 80 Dat maakt een goed adoptieprogramma noodzakelijk Daarnaast was aantrekkelijk werkgeverschap ook een van de drijvers voor dit project adoptieprogramma Elske Sinds 9 december werken we daadwerkelijk flex bij TenneT We hebben medewerkers een jaar lang zo goed mogelijk voorbereid op deze nieuwe manier van werken Samen met work21 zetten we het flex TenneT programma op dat bestond uit een basisset van modules die ingaan op praktische zaken als ik en mijn werkplek resultaatgericht werken en samenwerken met SharePoint We brachten maatwerk aan in het programma door elke leidinggevende te koppelen aan een flexcoach vanuit work21 én de modules aan te passen aan de behoeftes van de afdeling specifiek Samen namen zij hun afdeling mee in de verandering Zo stoomden we iedereen klaar om te gaan flexwerken individuele aanpak Waar work21 erg sterk in is vindt Elske is de praktische en individuele aanpak Ze boden diverse workshops zoals slimmer vergaderen het werken met een iPad en time management En namen medewerkers aan de hand wanneer dat gewenst was Deze aanpak werd erg gewaardeerd nazorg Met de verhuizing was ook de praktische uitvoering van dit programma rond vertelt Elske Nu voer ik samen met mijn collega Ingeborg Leene de nazorg om het flex TenneT programma tot een goed einde te brengen Elske We besteedden samen met work21 voorafgaand aan de verhuizing veel aandacht aan de bewustwording voor een andere manier van werken Maar nu we daadwerkelijk anders gaan werken lopen we toch tegen een aantal knelpunten aan We zitten nu midden in een leerproces en dat heeft tijd nodig merk ik Natuurlijk helpt het adoptieprogramma bij een goede overgang van het oude naar het nieuwe werken Echter nu pas is het flexwerken top of mind bij onze medewerkers Dat was voor de verhuizing nog niet het geval Je ziet namelijk dat mensen nog wel eens terugvallen in oud gedrag zoals het boeken van vergaderruimtes voor overleggen die bijvoorbeeld ook op een van de andere informele overlegplekken in het gebouw kunnen plaatsvinden meten van effect en perceptie Deze zomer vindt er een eindevaluatie plaats door middel van een onderzoek onder onze medewerkers Binnen dit onderzoek zullen we onder meer de perceptie van productiviteit gaan meten Echte cijfers zijn pas te meten op de langere termijn zegt Elske Daarom herhalen we het onderzoek in 2015 Het programma flex TenneT sluiten we daarmee niet geheel af We starten binnenkort met een leading coalition bestaande uit een groep ambassadeurs die het programma zullen doorontwikkelen energiek mariëndaal Elske geeft ons een rondleiding door het gebouw Het nieuwe kantoor van TenneT is ingericht op basis van werkstijlanalyses die we uitvoerden onder onze medewerkers met als doel energie aan je werkdag te geven Het gebouw bestaat uit vier verdiepingen De begane grond is algemeen toegankelijk voor medewerkers en bezoekers Er zijn veel informele zitplekken het restaurant en koffiecorner zijn hier gesitueerd en er zijn verschillende soorten vergaderruimtes en concentratiewerkplekken De vier verdiepingen hebben allen een eigen oriëntatiegebied dat medewerkers helpt om elkaar eenvoudiger te kunnen vinden binnen het pand Daarnaast zijn er op elke verdieping bureauwerkplekken samenwerkplekken virtueel samenwerkplekken en concentratiewerkplekken aanwezig Daarmee zijn er per verdieping 300 werkplekken beschikbaar over TenneT TenneT wil ertoe bijdragen dat elektriciteit altijd beschikbaar is Dat doen ze door hoogwaardig en zeker transport van elektriciteit te garanderen Daarvoor is nodig de balans van aanbod van en vraag naar elektriciteit voortdurend te bewaken zowel in Nederland als in grote delen van Duitsland TenneT is een transparante op service gerichte organisatie die zich verbonden weet met samenleving klanten aandeelhouders en medewerkers Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 28 feb By sanneke kats in Samenwerken STOP de vergadercultuur ga slim vergaderen Van vergader naar samenwerkcultuurDeze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte Meer Van vergader naar samenwerkcultuur Deze maand stond voor mij in het teken van slim vergaderen Mede door een klantopdracht maar ook doordat dit thema nog altijd de nodige frustatie met zich meebrengt als ik met medewerkers van klanten hierover spreek Telaatkomers onvoorbereide deelnemers te lang stilstaan bij een onderwerp zijn zeer bekende ergernissen van een echte vergadercultuur Met een paar duidelijke afspraken en de nodige discipline zijn deze al gauw te tackelen Helaas zijn er ook ergernissen die minder aan de oppervlakte liggen die we geaccepteerd hebben als normaal maar die wel net zo inefficiënt en vervelend zijn Om er een paar te noemen 1 Veel onnodig zoektijd kwijt naar de juiste vergaderdocumenten bij de voorbereiding 2 Een actielijst die niemand bijwerkt 3 Het agendapunt mededelingen dat een kwart van de vergadering inneemt 4 Aantekeningen van de vorige vergadering die u niet meer kunt terugvinden in uw notitieblok 5 Een vergadering plannen is steeds lastiger door vaste thuiswerkdagen Wil je dit anders Het kán ook anders Het goede nieuws is namelijk dat ze vrij eenvoudig te veranderen zijn waarom slim vergaderen Omdat het ons helpt beter samen te werken en omdat het gewoonweg tijd en demotivatie bespaart 1 zoektijd deel laatste digitale versies van vergaderdocumenten in een voor iedereen eenvoudig te bereiken omgeving mét zoekfunctie 2 actielijst deel ook de actielijst in bij voorkeur dezelfde omgeving en laat deelnemers alleen deelnemen als ze de actielijst hebben bijgewerkt 3 mededelingen deel mededelingen zoveel mogelijk tussentijds digitaal Tijdens de vergadering hoeft u dan alleen vragen over mededelingen te behandelen 4 aantekeningen nooit meer aantekeningen en tijd kwijt met digitale aantekeningen in bijvoorbeeld OneNote 5 vergadering plannen zorg voor online vergadermogelijkheden en wissel af met de dag waarop u de vergadering plant discipline Vergaderen is een vorm van samenwerken maar soms lijkt het net als menig organisatie met een mailcultuur een doel op zich Het is een moment waarop informatie en kennis wordt uitgewisseld over het een of ander terwijl veel van deze kennis en informatie ook op een andere manier met elkaar gedeeld én vastgelegd kan worden Dit zorgt voor een beperking aan de duur en zelfs aan het aantal vergaderingen en een verandering in doel en vorm Een vergadering wordt dan meer een moment van verdieping over bepaalde onderwerpen waar je normaliter de tijd niet voor hebt Of je gebruikt een vergadering als brainstormmoment om ideeën uit te wisselen en gewoon om als team bij elkaar te zijn en elkaar beter te leren kennen of de samenwerking te bespreken en werkafspraken fijner te slijpen Want tja vergaderen en samenwerken heeft ook te maken met discipline en dus het nakomen van werkafspraken Dat is waar het vaak aan ontbreekt en is met geen enkele digitale omgeving te veranderen STOP de vergadercultuur begin bij jezelf dus geef jezelf een schop onder je kont en werk die actielijst bij zet je mededeling op het intranet als dat kan natuurlijk lees die vergaderstukken vóórdat de vergadering begint en KOM OP TIJD En last but not least bedenk van tevoren of je daadwerkelijk bij die vergadering aanwezig moet zijn Denk jij een goede bijdrage te kunnen leveren of levert de vergadering een belangrijke bijdrage aan jouw werk en ontwikkeling Zo niet overweeg eens niet te gaan en uiteraard op tijd afzeggen met argumentatie waarom Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 14 feb By karen frank in Vitaliteit duurzame inzetbaarheid 5 tips voor minder stress en meer balans in je leven Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Meer Afgelopen vrijdag gaf ik een workshop op de ambtenaar 2 0 dag over stress en het nieuwe werken De Ambtenaar 2 0 dag is bedoeld voor ambtenaren en anderen die zich willen inzetten voor een betere effectievere overheid Kennis delen netwerken en leren staan centraal Naast meer vrijheid en flexibiliteit kan Het Nieuwe Werken ook stress geven Kort verzuim binnen organisaties neemt zeker af maar lang verzuim vooral door stress klachten neemt vaak toe De werk privé balans verandert en met je nieuwe smartphone of laptop kun je altijd en overal werken Maar ook het sturen op resultaat een veelgehoorde kreet bij HNW geeft vaak stress Vaak ontbreekt het namelijk aan goede resultaatafspraken en blijkt dit in de praktijk best lastig Waar word je dan precies op beoordeeld aan het einde van het jaar Hierbij een kort verslag van de workshop Wat is stress eigenlijk en wat doet het met je lijf Stress is een oeroude reactie gericht op overleven Vroeger was stress eenvoudig en zelfs noodzakelijk om te kunnen overleven Stress ontstond bijvoorbeeld als je werd aangevallen door een wild dier De keus was eenvoudig vechten of vluchten Vandaag de dag hebben we een hele andere vorm van stress We moeten van onszelf presteren op het werk bij het sporten we willen aan allerlei eisen voldoen een leuke vriend in ouder en partner zijn er leuk uitzien en werken aan onze persoonlijke ontwikkeling Dat klinkt best stressvol Wat gebeurt er eigenlijk bij stress met ons lijf In tijden van stress produceert je lijf de stresshormonen adrenaline en cortisol Dit zorgt onder andere voor een verhoogde hartslag spierspanning je stofwisseling vertraagt en het immuunsysteem wordt onderdrukt Kortom alles in je lijf wordt gereed gemaakt om te kunnen vechten of vluchten Maar wanneer je de hele dag door aan stress bloot wordt gesteld is er constant een verhoogde hoeveelheid cortisol in je lichaam aanwezig Negeer je signalen van stress betekent dat uiteindelijk dat je immuunsysteem verzwakt je stofwisseling vertraagd je bloedsuikerspiegel is niet constant je wordt dikker enzovoort Dat klinkt allemaal heel vervelend maar toch is stress ook echt heel gezond We hebben stress ook nodig Want worden er te weinig eisen aan ons gesteld presteren we ook minder goed Daar hebben ze tegenwoordig ook een naam voor de bore out Bij gezonde stresslevels zijn we heel energiek gefocussed en het werk gaat moeiteloos Maar duurt stress te lang en ontspannen we niet dan raken we in distress en geeft je lijf allerlei signalen af een verkoudheid die niet over wil gaan darmklachten hoofdpijn slaapproblemen of allergieën en in het ergste geval een burn out Uiteraard heb ik ook een aantal tips gegeven om beter te ontspannen en te zorgen voor een goede balans Enkele daarvan zijn beïnvloed je gedachten Hoe kan het nu dat de ene persoon een situatie als stressvol ervaart en de andere ervaart diezelfde situatie als een uitdaging Dat heeft voor een groot deel met onze gedachten te maken Veel van onze reacties en onze emoties ervaren we ten onrechte als niet te beïnvloeden zo ben ik nu eenmaal is een veel gehoorde uitspraak De stress komt echter vaak niet door de situatie maar door onze gedachten erover En het goede nieuws is dat we deze gedachten kunnen beïnvloeden Een goede manier om dit te doen is benoem iedere dag 5 successen wat ging er goed vandaag Waar ben je trots op Alles wat je aandacht geeft groeit adem Stress is helemaal niet erg als het maar gevolgd wordt door ontspanning zodat je kunt herstellen En herstellen doe je door te zorgen voor een goede nachtrust en ook door te zorgen voor kleine rustmomenten overdag Vaak hollen we overdag maar door van de ene vergadering naar de andere en zitten we s avonds uitgeput op de bank Herkenbaar Creëer dan wat vaker rustmomenten overdag door een paar minuten te focussen op je adem Ademhaling en gedachten gaan vaak hand in hand Door rustiger te ademen kalmeer je ook je gedachten Een veelgehoord misverstand is dat we diep moeten ademen Het juist goed om je uitademing te verlengen Een goed ritme is 4 tellen in en 8 tellen uitademen Je activeert hiermee ook je rustsysteem en de productie van cortisol en adrenaline wordt direct verlaagd beweeg Zoals eerder genoemd wordt bij stress ons lijf gereed gemaakt om te vechten of vluchten Dus om te gaan bewegen Alleen doen we dat vandaag de dag niet meer letterlijk Het zou alleen wel goed zijn voor ons lijf Je hoeft geen halve marathons te lopen en 20 minuten per dag bewegen is al voldoende Probeer beweging ook in te bouwen in je dagelijks leven pak wat vaker de fiets ga lopen haal samen koffie neem de trap al deze kleine stapjes hebben effect weet wat je eet Suiker snelle koolhydraten lijkt een goede optie als je gestrest bent Het geeft immers direct energie Echter suiker geeft je 20 minuten energie en je lijf is vervolgens 3 uur bezig om de negatieve effecten te verwerken En dan hebben we het nog niet eens over de dip in je bloedsuikerspiegel die volgt Kies dus eens voor een handje ongebrande noten als tussendoortje lach En de laatste is misschien wel de belangrijkste tip lach Een kind lacht gemiddeld 20 minuten per dag een volwassene nog maar 5 minuten En dat terwijl lachen zo goed is Je spieren ontspannen cortisol wordt direct verlaagd en al je inwendige organen worden lekker gemasseerd Ik weet humor is heel persoonlijk maar ik heb echt vreselijk gelachen om dit filmpje dus neem even pauze en ga even lekker lachen http www youtube com watch v kvFkfwrzU5o Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons karen frank Alle posts van karen frank Volg karen 14 feb By jennifer bouman in Samenwerken We love slim samenwerken Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was Meer Vroeger toen postduiven nog hip waren werkten we op een heel andere manier samen dan nu Met de komst van internet en e mail als boodschapper kunnen we op een snelle re maar helaas ook vluchtige re manier kennis en bestanden overbrengen Heel anders dan in het papieren tijdperk waar de informatieoverdracht veel langer duurde en beperkter was qua bereik Door het digitaliseren van onze informatie én communicatie ligt de wereld zowel letterlijk als figuurlijk aan onze voeten Kennisdelen met experts in Canada of Japan is ineens heel gewoon Nieuws bereikt ons sneller Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in een steeds rapper tempo op Bedrijven in de 21ste eeuw maken de verschuiving van een productiegerichte naar een kennisintensieve organisatie Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van organiseren En er wordt tegenwoordig ook veel van organisaties in de 21ste eeuw gevraagd Ze moeten innovatief flexibel en adaptief zijn Met oog voor zowel hun kosten kennis als kroost En het liefst allemaal zo effectief en efficient mogelijk Ben jij nieuwsgierig wat slim samenwerken voor jou en voor jouw organisatie kan betekenen Waarom je dit als organisatie zou moeten doen wat het oplevert en wat hierbij komt kijken Download dan hier het stuk van Jennifer Bouman over slim samenwerken de link work21 helpt mensen en organisaties met het ontdekken van nieuwe manieren van werken en organiseren Passend en nodig voor de uitdagingen in de 21ste eeuw Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons jennifer bouman Alle posts van jennifer bouman Volg jennifer 4 feb By sanneke kats in Mens Time management in de 21e eeuw Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te Meer Over detraditionalisering objectieve en subjectieve stress en tips als toetje Niet weer een verhaal over time management zou je kunnen denken bij deze blog post Toch wel En waarom Wie heeft er niet ooit een training of cursus gevolgd op dit gebied en heeft mogelijk onderdelen toegepast toch blijft het me verbazen dat velen van ons blijven aangeven het druk te hebben druk te ervaren en last te hebben van de waan van de dag Ook ikzelf Hoe komt het dat we het druk hebben of druk ervaren Waarom hebben we vaak te weinig tijd We hebben meer vrije tijd maar ervaren ook meer druk Een les geschiedenis helpt om daar inzicht in te krijgen De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben 1 geeft hier antwoord op aan de hand van objectieve en subjectieve stress De publicatie stelt dat ongeacht de objectieve tijdsdruk er een duidelijke en grotere subjectieve tijdsdruk is We hebben het gevoel te weinig tijd te hebben voor de dingen die we zouden moeten of willen doen Hoe valt dat te verklaren Dit heeft te maken met processen van detraditionalisering De mens streeft naar het verwezenlijken van doelen Tijdsdruk ontstaat wanneer de condities middelen en cultuur onvoldoende voorzien in beperkingen en prioriteiten En detraditionalisering betekent juist dat we ons minder laten leiden door tradities religie of ideologie Met andere woorden er zijn minder prioriteiten en beperkingen waardoor meer mensen betrokken zijn in meer levenssferen terwijl binnen elke levenssfeer hogere eisen worden gesteld En dus neemt de tijdsdruk toe Of anders gezegd zullen we tijdsdruk op de koop toe moeten nemen Als we daarin keuzes maken door bijvoorbeeld wel te onthaasten verliezen we niet alleen tijdsdruk maar wellicht ook onze baan En dat is nu juist wat de meesten van ons niet willen NIETS doen De publicatie geeft de tip voor echte tijdsbesparing toch wel minder te doen en niet meer En vooral maak keuzes Maar dat wisten we toch eigenlijk al Een bijzondere toevoeging in de publicatie vind ik dat efficiëntie hier niet het sleutelwoord is maar echt dingen laten vallen want anders vullen we de overgebleven tijd toch alleen maar in met andere dingen Misschien is dit dan meteen de beste les uit time management houd je tijd over doordat je keuzes hebt gemaakt en ook nee zegt en je tijd goed plant Ontspan in plaats van andere en dus meer dingen doen Lees bijvoorbeeld een goed boek ga wandelen mediteren muziek luisteren of ga gewoon helemaal NIETS doen Tips uit de oude en nieuwe doos De belangrijkste tips zijn dus nee zeggen en keuzes maken Dat is waar het om draait bij time management Toch kun je bij activiteiten waarvoor je wél gekozen hebt ook time management toepassen om subjectieve stress voor te zijn De leukste tip komt uit het Getting Things Done The ABCs of Time Management 2 Working smarter not harder Binnen work21 onderschrijven we dat zeker en zijn we altijd op zoek naar manieren om je werk slimmer te organiseren Hieronder vind je daarom tips uit eigen praktijk en uit bovenvermelde publicatie waar je mogelijk iets mee kunt in je eigen dagelijkse praktijk ervan uitgaande dat je de nodige basiskennis al hebt en basistips al kent De tips staan op alfabetische volgorde van onderwerp Veel plezier De maand februari staat trouwens in het teken van slim vergaderen en wat daarbij komt kijken Beloon jezelf In plaats van boos te zijn op jezelf als je gefaald hebt in time management beloon jezelf met bijvoorbeeld een bos bloemen als je een week lang je werk goed hebt gepland en met een tevreden gevoel het weekend in gaat Belonen moedigt beter aan dan straffen Concentratie vereist Plan tijd in je agenda om werk waarbij je je moet concentreren af te kunnen maken We kunnen wel tijd vrij maken voor vergaderingen overleggen of trainingen maar niet voor het af maken van ons werk Vreemd want wist je dat als je afgeleid wordt het wel tot 12 minuten kan duren voordat je weer vol geconcentreerd je werk kunt doen Ga dus echt apart zitten als je in een kantoortuin werkt zet je systemen in de airplane modus en ga aan de slag NB zie ook de tip bij Pauze Efficiëntie versus effectiviteit Deze komt uit het ABC efficiëntie focust op hoe de taak uitgevoerd kan worden in de kortste tijd Effectiviteit opent de deur naar delegeren en zelfs naar het zich afvragen of de taak überhaupt gedaan moet worden Dus het komt erop neer dat je eerst nadenkt over effectiviteit en vervolgens komt efficiëntie pas aan bod Luiheid versus discipline Stop met denken dat je een taak maar niet op kunt pakken en denk juist ik kan deze taak prima aan en ik ga het ook doen Door je te verbeelden dat je het daadwerkelijk aan het doen bent maak je in je hoofd de weg vrij om daadwerkelijk die taak waar je tegenaan hikt op te pakken Doe bovendien vervelende klusjes als eerste Lunchdip voorkomen Ook aan het gapen na de lunch Vermijd dan eens zoet gemaakte producten tijdens de lunch zoals zoet beleg en eet bijvoorbeeld een salade met wat extra olijfolie noten en een gekookt eitje erbij Dit zorgt voor meer eiwitten en andere voedende stoffen en voorkomt een sterke stijging en daling van je bloedsuikerspiegel waardoor je een energiedip krijgt na de lunch Onbevredigend gevoel Heb je het idee dat je aan het einde van de dag niet veel gedaan hebt Dan heb je waarschijnlijk je werk toch niet goed genoeg gepland Het kunnen afvinken van activiteiten geeft namelijk een bevredigend gevoel Schenk er dus aandacht aan om je activiteiten op te splitsen in kleinere taken zodat je deze kunt afvinken Pauze Bij geconcentreerd werken hoort ook het houden van voldoende pauze Waarom Om te voorkomen dat je te lang doorgaat zodat je sneller vermoeid raakt en aan het einde van de dag minder energie overhoudt Maar ook omdat je je daarmee kunt belonen door jezelf een pauze cadeau te geven als je minimaal 25 minuten achter elkaar zonder afleiding hebt kunnen werken En waarom 25 minuten Check de website van www pomodorotechnique com over het gebruik van de tomaat kookwekker voor time management Techniek staat voor niets En dat klopt in deze tijd zeker ook voor wat betreft time management Omarm de systemen die je organisatie gebruikt om je werk te organiseren en zorg ervoor dat je aan de hand van een online cursus of een handleiding de kneepjes kent zodat je weet hoe je het optimaal in kunt zetten om slim je werk te organiseren Vermijd Tijdvreters In de kantoortuin blijven zitten en steeds gestoord worden door collega s die antwoord op hun eigen vraag belangrijker vinden dan dat jij je werk af krijgt Losse eindjes in je hoofd niet opschrijven maar laten dwalen in je hoofd dan vergeten en vervolgens alleen maar denken aan wat je ook alweer vergeten bent door jouzelf in te vullen Voorkom mails slepen naar submappen Ik verbaas me er regelmatig over hoeveel submappen mensen in hun Outlook Postvak IN hebben gecreëerd en daar al hun mails naartoe slepen Om maar te voorkomen dat je die ene mail met belangrijke informatie niet meer terug kunt vinden Als je de mogelijkheid hebt deze informatie op te slaan in andere gedeelde interne systemen dan heeft dat zeker de voorkeur Daarnaast is een aantal hoofdmappen voldoende en voorkomt tijdverlies aan onnodig sleepwerk Je kunt namelijk eenvoudig gebruikmaken van het zoeksysteem van Outlook om op basis van zoektermen die ene mail naar boven te halen Want zeg nou zelf hoe vaak moet je naar een mailtje zoeken Het staat niet meer in verhouding tot de tijd die je nodig hebt voor het ingewikkelde sleepwerk van een binnengekomen mail naar een sub sub submap Maak heldere Werkafspraken In de praktijk zie ik dat mensen die samenwerken weinig heldere werkafspraken maken over bijvoorbeeld het nakomen van acties en hoe men met elkaar wil samenwerken Men beredeneert vanuit eigen normering en klaagt erover zodra de ander zich niet aan de normen houdt Maak dus werkafspraken voordat je met elkaar gaat samenwerken om misverstanden te voorkomen Bronvermelding 1 De publicatie Waarom we altijd te weinig tijd hebben van Facta door Kurt de Wit op basis van een proefschrift van Maarten Moens Vrije Universiteit Brussel 2 Gepubliceerd door Per Sé Providing People Solutions gebaseerd op het boek van E C Bliss Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 23 jan By sanneke kats in Techniek Van Jammer naar Yammer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij Meer Hoera iets nieuws en wat een interessante mogelijkheden wordt geroepen in de open kantoortuin Nieuwsgierige collega s komen om de hoek kijken om te zien wat er gebeurt Yammer Ja Yammer een soort interne Twitter Meld je ook aan Enthousiast nemen de early adopters het platform in gebruik Anderen registeren zich ook en wachten af Zij zien de updates regelmatig in de mail verschijnen Maar dan komt het Het Omslagpunt De early adopters haken langzaam af de berichten komen niet verder dan Babybedje te koop en de dagelijkse updates ervaart men als spam Zie je nu wel zeggen de sceptische medewerkers die vanaf de zijlijn met argusogen hebben meegekeken Ik wil gewoon aan het werk daar heb ik toch helemaal geen tijd voor In deze whitepaper maakt u kennis met de gebruikers adoptie van Yammer als social business tool want ook voor een laagdrempelige tool zoals Yammer is het noodzakelijk om mensen mee te krijgen met het gebruik én te behouden voor een duurzame inzet de rest van het whitepaper Je kunt ons altijd bereiken en wij jou Bel zelf of laat ons je terug bellen Maar wat nog leuker is drink eens koffie met een van ons Bezoek post Duwboot 20 3991 CD HOUTEN T 31 0 88 001 83 21 KvK 30229893 Mail ons sanneke kats Alle posts van sanneke kats Volg sanneke 20 jan By Theo Wynia Rijksgebouwen dienst in Organisatie Exploiteren van Het Nieuwe Werken vraagt tijd Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van Meer Het Nieuwe Werken vergt nog veel onderhoud nadat het ingevoerd is De tijd ervoor ben je bezig met van alles om de overgang goed te laten verlopen Het is een periode van zoeken naar de vorm die past bij de organisatie het bedenken van een aanpak het verwerven van de middelen en het verkrijgen van draagvlak onder de verschillende doelgroepen En als dat goed uitpakt dan is het op enig moment zover de organisatie schakelt over op Het Nieuwe Werken In mijn naïviteit dacht ik dat wij na de overschakeling in de zomer van 2013 klaar waren Er was immers veel geïnvesteerd in Het Nieuwe Werken Collega s waren getraind er was flink opgeruimd clean desk ingesteld en leefregels geïntroduceerd Er was een balans gevonden tussen de brics de bytes en de behavior Waar hadden we als team niet aan gedacht Toch ben je niet klaar blijkt nu Al heb je in de projectfase nog zoveel geregeld in de praktijk is het nooit af Het zijn de medewerkers die het ondervinden en je moet ze op de hoogte houden van alle ontwikkelingen rondom Het Nieuwe werken Zij beleven het concept en bepalen voor een belangrijk deel of het gekozen concept succesvol is en succesvol blijft HNW projecten leggen m i de nadruk te veel op de voorbereiding en de invoering maar richten zich minder op de going concern erna Bij Het Nieuwe Werken heb ik gemerkt dat het onderhouden ervan net zo belangrijk is als de voorbereiding Blijf daarom aandacht houden voor de exploitatiefase en leg vast hoe je dat als organisatie wilt gaan doen Zoek het echter niet alleen in instrumenten en afspraken Koester ook de enthousiaste collega s die in een rol van ambassadeur het concept monitoren en aanspreekbaar zijn voor de verschillende facetten van

    Original URL path: http://www.work21.nl/bmonday/ (2015-06-23)
    Open archived version from archive



  •